Как вести бухгалтерию ИП в 2026 году: пошаговая инструкция

Бухгалтерский учёт ИП вести не обязан, если учитывает доходы и расходы по правилам Налогового кодекса. Но налоговый учёт, взносы за себя, уведомления и декларации никто не отменял. В 2026 году к тому же поменялись суммы взносов, лимит по патенту и порог, с которого упрощенцы платят НДС.

Ниже - что именно должен вести ИП, какой режим выбрать, как организовать учёт и на чём чаще всего теряют деньги.

Что обязан вести ИП?

• книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) - на УСН, на патенте (там только доходы) и на ОСНО;
• первичные документы - договоры, акты, накладные, УПД; на ОСНО ещё счета-фактуры;
• выписки банка - по ним налоговая сверяет доход в декларации;
• кассу - если принимаете наличные или оплату картой: онлайн-касса и чеки;
• отчётность - декларации, уведомления об исчисленных налогах, взносы за себя и за сотрудников.

Документы налогового учёта хранятся 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). По кадровым документам сотрудников сроки дольше.

Какой режим выбрать в 2026 году?

Лимит УСН на 2026 год - это 450 млн ₽ из п. 4 ст. 346.13 НК РФ, умноженные на коэффициент-дефлятор 1,090: получается 490,5 млн ₽ (ФНС). Лимит патента - п. 6 ст. 346.45 НК РФ, самозанятости - ст. 4 Закона № 422-ФЗ, шкала НДФЛ - ст. 224 НК РФ.

Что важно в 2026 году:

• упрощенцы, у которых доход за прошлый или текущий год больше 20 млн ₽, платят НДС (ст. 145 НК РФ): по пониженной ставке 5% или 7% без вычетов либо по общей 22% с вычетами (ст. 164 НК РФ);
• лимит по патенту на 2026 год снизили до 20 млн ₽, в 2027 году он будет 15 млн ₽, с 2028 года - 10 млн ₽; при совмещении с УСН доходы по обоим режимам складываются (п. 6 ст. 346.45 НК РФ);
• повышенных ставок УСН 8% и 20%, которые действовали до 2025 года, больше нет (ст. 346.20 НК РФ).

Как выбрать: три вопроса

1. Сколько дохода? До 2,4 млн ₽ в год и без сотрудников - можно подумать о самозанятости. До 20 млн ₽ - УСН или патент, если ваш вид деятельности под него подходит. Больше 20 млн ₽ на УСН - считайте НДС заранее.
2. Какие расходы? Если подтверждённые документами расходы больше 60% дохода, «Доходы минус расходы» обычно выгоднее «Доходов». Если расходов мало - наоборот.
3. С кем работаете? Крупным компаниям на ОСНО нужен входящий НДС к вычету. Если это ваши главные покупатели, сравните ОСНО и УСН с НДС 22%.

Сменить объект на УСН можно только с 1 января: уведомление подаётся до 31 декабря (п. 2 ст. 346.14 НК РФ). Если не уверены, что выгоднее, посчитаем на ваших цифрах.

Три способа вести учёт

Самостоятельно

Подходит ИП на УСН без сотрудников и с небольшим числом операций. Нужны онлайн-бухгалтерия банка или сервис учёта и дисциплина со сроками:

• уведомление об исчисленном авансе - до 25 апреля, 25 июля и 25 октября (п. 9 ст. 58 НК РФ);
• аванс по УСН - до 28 числа того же месяца (п. 7 ст. 346.21 НК РФ);
• декларация за год - до 25 апреля (п. 1 ст. 346.23 НК РФ), налог - до 28 апреля следующего года;
• фиксированные взносы за себя - 57 390 ₽ (п. 1.2 ст. 430 НК РФ) до 28 декабря 2026 года (п. 2 ст. 432 НК РФ);
• 1% с дохода больше 300 000 ₽ - до 1 июля следующего года, не больше 321 818 ₽ за 2026 год (п. 1.2 ст. 430 НК РФ).

Минус один: ошибку никто не проверит, и узнаёте вы о ней из требования налоговой.

Штатный бухгалтер

Имеет смысл, когда операций много каждый день, есть склад, несколько сотрудников и ОСНО. Бухгалтер в штате - это зарплата, взносы, отпуск и замена на время болезни.

Бухгалтерия на аутсорсе

Учёт ведёт внешний бухгалтер, отчётность перед сдачей проверяет руководитель практики. В Вейлекс Финанс ведение ИП на УСН «Доходы» без сотрудников - от 4 000 ₽ в месяц. Что входит, подробно - на странице «Ведение учёта ИП».

Пять ошибок ИП

Ошибка 1. Личные и рабочие деньги на одном счёте

На УСН налоговая считает доходом поступления на счёт ИП. Если туда же приходят переводы от родственников или возврат долга, их придётся объяснять. Решение простое: отдельный расчётный счёт только для бизнеса.

Ошибка 2. Нет первичных документов

На «Доходах минус расходах» и на ОСНО расход без документа налог не уменьшает. Пример: ИП списал 500 000 ₽ расходов без актов. При проверке их сняли: налог 75 000 ₽, штраф 20% - ещё 15 000 ₽, плюс пени.

Ошибка 3. Взносы за себя не заплачены вовремя

Фиксированные взносы - 57 390 ₽ за 2026 год до 28 декабря, 1% - до 1 июля следующего года. Если не заплатить, на едином налоговом счёте появляется долг, на него каждый день начисляются пени, а налоговая может списать долг со счёта.

Ошибка 4. Налог не уменьшают на взносы

На УСН «Доходы» ИП без сотрудников уменьшает налог на всю сумму взносов за себя, ИП с сотрудниками - не больше чем наполовину (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Пример 2026 года: доход 1 млн ₽, налог 6% - 60 000 ₽. Взносы: 57 390 ₽ фиксированные и 7 000 ₽ за превышение 300 000 ₽ - всего 64 390 ₽. Налог к уплате - 0 ₽. На «Доходах минус расходах» взносы идут в расходы.

Ошибка 5. Не сдают декларацию, если дохода не было

Декларацию по УСН сдают и при нулевом доходе. Если налога к уплате в ней нет, за опоздание с 26 июня 2026 года не штрафуют (п. 3 ст. 119 НК РФ), если налог есть - штраф 5% от него за каждый месяц, не меньше 1 000 ₽ (п. 1 ст. 119 НК РФ). Если не сдать декларацию в течение 20 рабочих дней после срока, налоговая может заблокировать счёт (п. 3 ст. 76 НК РФ). Подробнее - «Нулевая отчётность».

Пример из практики

ИП на УСН «Доходы», доход 2,5 млн ₽ в год. Платил 150 000 ₽ налога и не уменьшал его на взносы за себя: не знал, что можно. Взносы за тот год - 49 500 ₽ фиксированных и 22 000 ₽ с дохода свыше 300 000 ₽, всего 71 500 ₽. Пересчитали налог - он стал 78 500 ₽, переплату за прошлый год вернули. Расходы у ИП были около 65% дохода, поэтому со следующего года он перешёл на «Доходы минус расходы». Имя клиента не раскрываем.