Как правильно вести бухгалтерию ИП в 2025: пошаговая инструкция

Бухгалтерия для ИП — это не только налоги, но и учёт доходов, расходов, отчётность в налоговую, ПФР и ФСС. В 2025 году правила ужесточились: новые лимиты по УСН, обязательный НДС при превышении 60 млн ₽, электронные чеки через ОФД.

В этой статье — как вести бухгалтерию ИП самостоятельно или с помощью специалистов, какие документы нужны, как выбрать систему налогообложения и не получить штрафы. Плюс — реальный кейс: как ИП сэкономил 120 000 ₽ на налогах за год.

Что должен вести ИП: обязательный минимум

Даже если вы на УСН или патенте, нужно вести:

📊 Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) — для УСН, ОСНО, ПСН;
💰 Учёт кассовых операций — если принимаете наличные;
📄 Первичные документы — договоры, акты, счета-фактуры (при ОСНО);
📈 Отчётность — декларации по налогам, взносы за себя и сотрудников;
💳 Банковские выписки — для подтверждения доходов и расходов.

Важно: ИП на УСН не обязан вести бухгалтерский учёт (только налоговый), но первичку хранить нужно — минимум 4 года.

📋 Чек-лист документов для ИП

Документ	Для чего нужен	Срок хранения
КУДиР	Учёт доходов/расходов для налоговой	4 года
Договоры с контрагентами	Подтверждение сделок	5 лет после исполнения
Акты выполненных работ	Подтверждение расходов	4 года
Платёжные поручения	Доказательство оплаты	4 года
Кассовые чеки (если есть касса)	Подтверждение дохода	5 лет
Отчёты в ФНС, ПФР, ФСС	Декларации, взносы	4 года

Системы налогообложения для ИП в 2025: какую выбрать

Выбор системы налогообложения — ключевой момент, от которого зависит сумма налогов и объём отчётности.

📊 Сравнение систем налогообложения для ИП (2025)

Система	Доход до	Налог	Отчётность	Когда выбрать
УСН 6%	60 млн ₽	6% с дохода	Раз в год	Услуги, низкая себестоимость
УСН 15%	60 млн ₽	15% с прибыли (доход минус расход)	Раз в год	Торговля, производство, высокие расходы
Патент (ПСН)	60 млн ₽	6% от потенциального дохода (фикс)	Не нужна	Розница, услуги, аренда
ОСНО	Без лимита	НДС 20% + налог на прибыль 13-20%	Ежеквартально	Работа с крупными компаниями (им нужен НДС)
Самозанятость (НПД)	2,4 млн ₽/год	4% (физлица) или 6% (юрлица)	Не нужна	Фриланс, услуги без сотрудников

Новое в 2025:

✅ Лимит УСН повышен до 60 млн ₽ (было 200 млн ₽);
✅ Если доход > 60 млн ₽ — автоматический переход на ОСНО с НДС;
✅ Патент можно совмещать с УСН (но отдельный учёт).

💡 Как выбрать систему: 3 вопроса

Какой у вас доход? Если < 2,4 млн ₽ — самозанятость. Если < 60 млн ₽ — УСН или патент. Если > 60 млн ₽ — ОСНО.
Какие расходы? Если расходы > 60% дохода — УСН 15%. Если низкие расходы — УСН 6%.
С кем работаете? Если с крупными компаниями (им нужен НДС) — ОСНО. Если с физлицами или малым бизнесом — УСН/патент.

Не уверены в выборе? Консультация по налогообложению от Вейлекс Финанс — 15 000 ₽.

Как вести бухгалтерию ИП: 3 способа

1️⃣ Самостоятельно (подходит для УСН без сотрудников)

Что нужно:

Завести КУДиР (бесплатный шаблон на сайте ФНС);
Использовать онлайн-сервисы: Мой налог (для самозанятых), Контур.Эльба, Моё дело, Тинькофф Бухгалтерия;
Сдавать декларацию раз в год (УСН — до 30 апреля);
Платить взносы за себя: 49 500 ₽/год в 2025 (ПФР + ОМС) + 1% с дохода > 300 тыс. ₽.

Минус: Риск ошибок — штрафы от 5 000 до 30 000 ₽.

2️⃣ Штатный бухгалтер (для ИП с сотрудниками)

Когда нужен:

Если есть сотрудники (нужна зарплата, взносы, отчёты в ФСС);
Если работаете на ОСНО (сложная отчётность с НДС);
Если оборот > 10 млн ₽/год.

Стоимость: от 40 000 ₽/мес (зарплата) + налоги на ФОТ (~15 000 ₽/мес) = ~55 000 ₽/мес.

3️⃣ Аутсорсинг бухгалтерии (рекомендуем для малого бизнеса)

Что входит:

✅ Ведение КУДиР, первичной документации;
✅ Сдача всех отчётов (налоговая, ПФР, ФСС);
✅ Расчёт зарплаты и взносов за сотрудников;
✅ Консультации по налоговой оптимизации;
✅ Защита при проверках ФНС.

Стоимость: от 15 000 ₽/мес для ИП без сотрудников (в 3 раза дешевле штатного бухгалтера).

ТОП-5 ошибок ИП при ведении бухгалтерии

❌ Ошибка 1. Смешивание личных и бизнес-денег

Почему опасно: Налоговая может посчитать личные траты бизнес-расходами и доначислить налог.

Решение: Заведите отдельный расчётный счёт для ИП (большинство банков — бесплатно).

❌ Ошибка 2. Не хранят первичные документы

Последствие: ФНС снимет расходы, доначислит налог + штраф 20% + пени.

Пример: ИП на УСН 15% списал расходы на 500 000 ₽ без документов → доначислили налог 75 000 ₽ + штраф 15 000 ₽.

❌ Ошибка 3. Не платят взносы за себя вовремя

Обязательные взносы ИП в 2025:

49 500 ₽/год (фиксированные взносы в ПФР + ОМС) — платить до 31 декабря;
1% с дохода > 300 000 ₽ — платить до 1 июля следующего года.

Штраф за неуплату: 20-40% от суммы + пени 0,03% за каждый день просрочки.

❌ Ошибка 4. Не используют вычеты по УСН

Что можно вычесть:

УСН 6%: взносы за себя и сотрудников (до 100% налога для ИП без работников);
УСН 15%: все бизнес-расходы (аренда, зарплата, закупка товаров, реклама).

Пример экономии: ИП на УСН 6% заработал 1 млн ₽. Налог = 60 000 ₽. Но если он заплатил взносы 49 500 ₽ — налог снижается до 10 500 ₽ (экономия 49 500 ₽).

❌ Ошибка 5. Не подают «нулевые» декларации

Важно: Даже если дохода не было, декларацию подавать нужно.

Штраф за непредставление: 1 000 ₽ (минимум) + блокировка счёта.

📌 Кейс: Как ИП сэкономил 120 000 ₽ на налогах за год

Ситуация:

Клиент — ИП на УСН 6%, доход 2,5 млн ₽/год;
Платил налог: 2,5 млн × 6% = 150 000 ₽;
Взносы за себя не вычитал (не знал, что можно);
Не использовал расходы на рекламу и аренду (хотя мог перейти на УСН 15%).

Что мы сделали:

Провели аудит налогов → выявили переплату;
Вычли взносы за себя: 49 500 ₽ (снизили налог до 100 500 ₽);
Рекомендовали перейти на УСН 15% (расходы составляли 65% дохода);
Пересчитали налог: (2,5 млн − 1,6 млн расходов) × 15% = 135 000 ₽;
Минус взносы 49 500 ₽ → итого налог 85 500 ₽.

Результат:

✅ Экономия: 64 500 ₽/год (было 150 000 ₽, стало 85 500 ₽);
✅ Вернули переплату за прошлый год: 55 000 ₽;
✅ Общая выгода: 119 500 ₽ за год.

Стоимость услуги: 25 000 ₽ (аудит + консультация).

Налоговая оптимизация для ИП — от 25 000 ₽

❓ FAQ: Частые вопросы о бухгалтерии ИП

1. Нужно ли ИП вести бухгалтерию, если я на УСН?

Нет, полный бухучёт не нужен (это обязанность только ООО). Но нужно:

Вести КУДиР (книгу учёта доходов и расходов);
Хранить первичные документы (договоры, акты, чеки) — 4 года;
Сдавать декларацию по УСН раз в год.

2. Сколько стоит ведение бухгалтерии для ИП?

Самостоятельно: 0 ₽ (только время) + риск ошибок;
Онлайн-сервисы: 500-3000 ₽/мес (Эльба, Моё дело);
Аутсорсинг: от 15 000 ₽/мес (ИП без сотрудников) до 50 000 ₽/мес (с сотрудниками);
Штатный бухгалтер: от 55 000 ₽/мес (зарплата + налоги).

3. Какие отчёты сдаёт ИП на УСН в 2025?

Если без сотрудников:

Декларация по УСН — раз в год (до 30 апреля);
Уведомление об уплате взносов — ежеквартально.

Если есть сотрудники: + СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, 6-НДФЛ, РСВ.

4. Можно ли вести бухгалтерию ИП в Excel?

Можно, но не рекомендуем:

Высокий риск ошибок (формулы, ручной ввод);
Нет автоматической отправки отчётов в ФНС;
Не подходит для ИП с сотрудниками.

Лучше: Онлайн-сервисы (Эльба, Тинькофф) или аутсорсинг.

5. Что будет, если не вести бухгалтерию?

Штрафы:

Непредставление декларации: от 1 000 ₽ + блокировка счёта;
Неуплата налогов: 20-40% от суммы + пени;
Отсутствие КУДиР: штраф 10 000-30 000 ₽;
Уголовная ответственность (ст. 198 УК РФ): если неуплата > 900 000 ₽ за 3 года.

6. Как перейти с УСН 6% на УСН 15%?

Когда можно: Только с 1 января следующего года.

Что сделать:

Подать уведомление в ФНС до 31 декабря текущего года;
С 1 января начать вести учёт расходов (с подтверждающими документами);
Первую декларацию сдать в апреле следующего года.

Не уверены, что выгодно? Консультация от Вейлекс Финанс — 15 000 ₽.

Как Вейлекс Финанс поможет с бухгалтерией ИП

Наши услуги для ИП:

✅ Ведение бухгалтерии: от 15 000 ₽/мес (УСН без сотрудников), от 30 000 ₽/мес (с сотрудниками);
✅ Выбор системы налогообложения: консультация 15 000 ₽;
✅ Налоговая оптимизация: аудит + план экономии — от 25 000 ₽;
✅ Восстановление бухгалтерии: если запустили учёт — от 80 000 ₽;
✅ Защита при проверках ФНС: от 150 000 ₽.

Наш опыт:

20+ лет практики;
350+ дел выиграно;
97% побед по налоговым спорам;
1,5 млрд ₽ защищено для клиентов.

🔹 Закажите бухгалтерию для ИП — первая консультация бесплатно

Если вы ИП и хотите вести учёт правильно, не переплачивать налоги и спать спокойно — свяжитесь с нами:

📞 Телефон: +7 (968) 958-28-10
💬 Telegram: @oprisyazhnaya
📧 Email: info@waylex.ru
📍 Адрес: Москва, Пресненская наб., 12

CEO Вейлекс Финанс — Оксана Борисовна Присяжная Финансист, арбитражный юрист, главный бухгалтер. 20 лет опыта | 350+ дел выиграно | 97% побед в судах.

Бухгалтерия для ИП — от 15 000 ₽/мес